Syfte
Att för den information som publiceras och hanteras på UKF:s webbplats, domänen ukforsk.se, följa och hantera de juridiska kraven enligt dataskyddsförordningen, GDPR. Personuppgiftspolicyn inkluderar också hur UKF hanterar personinformation som inkommit via e-post.
Allmänt
Policyn riktar sig till enskilda personer som har kontakt med UKF och där personuppgifter hanteras. UKF samlar in personuppgifter för att kunna kontakta medlemmarna, det kan handla om att ge information direkt till enskilda eller till en grupp av enskilda medlemmar. På vår webbplats finns också möjligheten att lämna kommentarer till en del artiklar och blogginlägg, läs mer om det nedan.
Media
Om du laddar upp bilder till webbplatsen kan du behöva tänka på att undvika att ladda upp bilder där EXIF-data (metadata om bilden) inkluderar data från GPS-lokalisering. Besökare till webbplatsen kan nämligen ladda ned och ta fram alla positioneringsuppgifter från bilder på webbplatsen.
Kommentarer
När en besökare lämnar kommentarer på webbplatsen samlar vi in de uppgifter som visas i kommentarsformuläret samt besökarens IP-adress och webbläsarens användaragent-sträng som hjälp för detektering av skräppost.
När din kommentar har godkänts visas din eventuella profilbild offentligt tillsammans med din kommentar.
E-post
När en enskild person skickar e-post till UKF:s e-postadress ukf@ukforsk.se, från webbplatsen (via kontaktformulär) eller direkt från personens e-postsystem kommer UKF spara mottaget mejl utan tidsgräns. Anledningen till detta är att vi behöver kunna hitta och följa upp tidigare dialog med den enskilde. Detta gäller oavsett om den enskilde är eller har varit medlem i UKF eller inte. UKF:s administratörer eller styrelsen kan avgöra från fall till fall om enskilda e-postmeddelanden kan raderas eller arkiveras på annat sätt än att fortsätta sparas i e-postsystemet. T.ex. kan enskilda mail komma att skrivas ut och arkiveras i ett icke digitalt arkiv. Av praktiska skäl kan också mottagen e-post efter en tid komma att sparas i separat e-postarkiv. Önskar en enskild få information om vilka e-postmeddelanden från denne som vi har sparat (inklusive svar i retur) kan ukf@ukforsk.se kontaktas. Önskar den enskilde att UKF raderar sådana e-postmeddelanden kan UKF:s styrelse besluta att delar av tidigare e-postkorrespondens ska skrivas ut och sparas i icke digitalt arkiv.
Ovanstående gäller i tillämpliga delar även för e-postmeddelanden skickade till UKF från andra än enskilda personer samt för utgående e-postmeddelanden till enskilda och andra.
Kakor
Om du lämnar en kommentar på vår webbplats kan du välja att spara ditt namn, din e-postadress och webbplatsadress i cookie-filer (kakor). Detta är för din bekvämlighet för att du inte ska behöva fylla i dessa uppgifter igen nästa gång du skriver en kommentar. Dessa kakor sparas ett år.
Om du besöker vår inloggningssida kommer vi att sätta en tillfällig kaka (cookie) för att undersöka om din webbläsare accepterar dem. Denna kaka innehåller inga personuppgifter och den försvinner när du stänger din webbläsare.
När du loggar in kommer vi dessutom att skapa flera kakor för att spara information om din inloggning och dina val för utformning av skärmlayouten. Kakor för inloggning gäller i två dagar och kakor för layoutval gäller i ett år. Om du kryssar i ”Kom ihåg mig” (om denna funktion finns) kommer din kaka att finnas kvar i två veckor. Om du loggar ut från ditt konto kommer kakorna för inloggning tas bort.
Om du redigerar eller publicerar en artikel kommer en extra kaka sparas i din webbläsare. Denna kaka innehåller inga personuppgifter utan anger endast inläggs-ID för den artikel du just redigerade och löper ut efter ett dygn.
Inbäddat innehåll från andra webbplatser
Artiklar på UKF:s webbplats kan innehålla inbäddat innehåll (exempelvis videoklipp, bilder, artiklar osv.) Inbäddat innehåll från andra webbplatser beter sig precis på samma sätt som om besökaren har besökt den andra webbplatsen.
Dessa andra webbplatser kan samla in uppgifter om dig, använda cookie-filer (kakor), bädda in ytterligare spårning från tredje part och övervaka din interaktion med det aktuella inbäddade innehållet, inklusive spårning av din interaktion med detta inbäddade innehåll om du har ett konto och är inloggad på den externa webbplatsen i fråga.
Vilka vi delar dina data med
Vi delar dina data med myndigheter när så krävs enligt lag, t.ex. med Polisen, Skattverket eller Kronofogden.
För att hantera ett ärende på begäran av myndighet, på begäran av enskild användare, eller på begäran av UKF:s styrelse, kan UKF:s webbadministratörer behöva använda dina data i kontakten med webbplatsens webbhotell.
Om du har en inloggning till UKF:s webbplats och begär återställning av lösenordet kommer din IP-adress att ingå i e-postmeddelandet om återställning.
Hur länge vi behåller dina uppgifter
Om du skriver en kommentar kommer kommentaren och dess metadata att sparas utan tidsgräns. Anledningen till detta är att vi behöver kunna hitta och godkänna uppföljningskommentarer automatiskt och inte lägga dem i kö för granskning.
För användare som har en inloggning till UKFs webbplats, sparas de personuppgifter som som registreras i användarens användarprofil. Varje enskilda användare kan se, redigera eller radera sina personuppgifter när som helst (med undantaget att de inte kan ändra sitt användarnamn). Även webbplatsens administratörer kan se och redigera denna information, inklusive ta bort dessa uppgifter eller användaren. Webbplatsens administratörer är skyldiga att ta bort användare som inte längre har något behov av inloggning till UKFs webbplats, sådan rensning ska ske minst en gång per kalenderår.
Vilka rättigheter du har över dina data
Om du har ett konto eller har skrivit några kommentarer på denna webbplats kan du begära en exportfil med de personuppgifter vi har om dig, inklusive alla uppgifter du har gett oss. Du kan också begära att vi tar bort alla personuppgifter vi har om dig. Detta omfattar inte eventuella uppgifter som vi är tvungna att spara av administrativa, legala eller säkerhetsändamål. Vi kommer inte uppdatera digitalt publicerade medlemsblad eller liknande där ditt namn finns med. Om du har fått en artikel publicerad som en separat fil på vår webbplats, men önskar få den avpublicerad, kommer vi kontakta dig och fråga om det är OK att vi sparar en utskrift av artikeln i vårt icke digitala arkiv – om inte artikeln redan finns i pappersform, t.ex. i ett Medlemsblad.
Hantering av skräppost
När mejlfunktion, eller kommentarsfunktion, används på webbsidan eller direkt från ett e-postsystem till en e-postadress som UKF administrerar kan det som skickas först komma att kontrolleras via en automatiserad tjänst för detektering av skräppost. Detta kan innebära att mejl eller kommentarer raderas direkt eller ”fastnar i skräpposten”. UKF:s administratörer går igenom skräpposten och bedömer från fall till fall om meddelandet ska hanteras (och i normalfallet besvaras), om kommentarer ska publiceras eller om mail eller kommentarer ska raderas.
Läs mer om kommentarer och e-post ovan.